Salesforce - 관리자 매뉴얼

오픈소스 비즈니스 컨설팅
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Salesforce의 설정 화면 중 관리 설정을 정리 합니다.

기본 설정

사용자 접속 관리

  • 로그인 URL
  • 로그인 보안 설정
  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 보안 관리 -> 네트워크 액세스 : 신뢰할 수 있는 IP 범위
여기에 등록된 IP에서 접속할 경우, 사용자 이름과 암호로 로그인을 할 수 있습니다.
그렇지 않을 경우, 로그인시 해당 사용자에게 메일로 확인 코드가 발송되며 확인 코드를 입력하여야 로그인을 할 수 있습니다.
  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 보안 관리 -> 세션 설정
"세션 시간 값"으로 세션이 유지되는 시간을 설정 합니다.
  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 보안 관리 -> 암호 정책
  • 다음 이후 사용자 암호 만료 : 새로 암호를 갱신하여야 하는 주기
  • 암호 내역 적용 : 이전 암호 저장 횟수, 새 암호 등록시 이전 암호를 입력할 수 없습니다.
  • 잘못된 최대 로그인 시도 횟수 : 등록된 횟수 이상으로 로그인 실패시 "잠금 유효 기간" 동안 로그인이 차단 됩니다.
  • 보안 토큰
  • API를 통하여 신뢰할 수 있는 IP 범위에 포함되지 않은 IP에서 salesforce로 접속시 사용하는 보안 토큰
  • 로그인시 "암호" 대신에 "암호 + 보안 토큰"을 사용하여 로그인을 합니다.
  • 보안 토큰이 필요한 Tools 예
  • Excel Connector, Data Loader, AJAX API 등

통화 관리

  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 회사 프로필 -> 통화 관리
Salesforce에서 Case를 오픈하여 Multi-Currency 기능을 활성화를 요청하여야 보여지는 메뉴 입니다.
한번 Multi-Currency를 활성화하면 취소할 수 없으므로 사용 여부를 신중히 결정 하여야 합니다.
  • "고급 통화 관리" 기능이 비활성화 되었을 경우
통화별로 날자에 상관없이 동일한 환율을 적용하고자 할 경우 사용 합니다.
  • 사용할 통화와 표준 통화와 환율을 설정 합니다.
  • 표준 통화 : 모든 통화의 기준이 되는 통화로 Salesforce에서 내부적으로 계산할 때 표준 통화로 변환되어 계산이 됩니다.
  • 환율 : 1단위의 표준 통화에 해당하는 금액을 등록 합니다.
  • "고급 통화 관리" 기능이 활성화 되었을 경우
통화별로 날자에 따라 서로 다른 환율을 적용하고자 할 경우 사용 합니다.
"날짜가 기록된 환율 관리"에서 환율을 관리 합니다.
  • 환율 추가시 시작 일자와 환율을 등록하는데 해당 환율은 시작 일자부터 적용이 됩니다.
  • 영업기회(기회)의 경우, 종료 날짜를 기준으로 환율이 적용이 됩니다.
  • 참고 문헌

권한 설정

프로필 관리

프로필(Profile)은 Salesforce에 대한 권한 관리를 위해 사용되며 사용자당 하나의 프로필만 할당할 수 있습니다.

  • Salesforce Professional Edition의 경우
Salesforce에서 제공하는 기본 프로필만 사용할 수 있습니다. 프로필의 수정은 허용되지 않습니다.
시스템 관리자
  • 전체 시스템에 대한 관리자 권한을 부여 합니다.
표준 사용자
  • Salesforce를 사용하기 위한 표준적인 권한을 부여 합니다.
  • 모든 프로필의 기본이 되는 프로필이므로 default로 사용하기를 권장 합니다.
읽기 전용
  • 표준 사용자 프로필에서 등록/수정 기능을 제거한 프로필 입니다.
계약 관리자
  • 표준 사용자 프로필에 영업사원이 필요한 권한을 추가한 프로필 입니다.
솔루션 관리자
  • 표준 사용자 프로필에 고객지원 담당자가 필요한 권한을 추가한 프로필 입니다.
마케팅 사용자
  • 표준 사용자 프로필에 마케팅 담당자가 필요한 권한을 추가한 프로필 입니다.
  • 사용자 정보 중 "마케팅 사용자"가 check 되어야 캠페인을 생성할 수 있습니다.

역할 관리

  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 사용자 관리 -> 역할
역할(Role)은 사용자에 의해서 등록된 데이터에 대한 권한 관리를 위해서 사용되며 사용자당 하나의 역할만 할당할 수 있습니다.
하위 역할이 사용자가 등록한 데이터는 상위 역할에 포함된 사용자에 의해서, 등록/조회/수정/삭제될 수 있습니다.

사용자 관리

  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 사용자 관리 -> 사용자
  • 사용자에게 적절한 프로필(Profile)과 역할(Role)을 할당하여 권한을 설정 합니다.
  • 사용자 암호 변경 for 사용자
  • 메뉴 : 설정 -> 개인 설정 -> 내 개인 정보 -> 내 암호 변경
  • 사용자 암호 변경 for 관리자
  • 사용자 세부 사항 페이지에서
  • "암호 다시 설정" 버튼을 누릅니다.
  • 사용자에게 암호를 다시 설정할 수 있는 URL이 포함된 메일이 발송 됩니다.
  • 사용자는 해당 URL로 접속하여 자신의 암호를 다시 설정할 수 있습니다.
  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 사용자 관리 -> 사용자
  • 사용자를 선택하고 "암호 다시 설정" 버튼을 누릅니다.
  • 각 사용자에게 암호를 다시 설정할 수 있는 URL이 포함된 메일이 발송 됩니다.
  • 각 사용자는 해당 URL로 접속하여 자신의 암호를 다시 설정할 수 있습니다.
  • 사용자 정보에서 이메일과 사용자 이름 변경
  • 이메일 변경시
  • 새로 추가한 이메일로 메일이 발송되며, 메일에 포함된 링크를 클릭한 후에 실제로 이메일 주소가 변경 됩니다.
  • 사용자 이름 변경시
  • 사용자 이름은 로그인시 사용되는 중요한 항목 입니다.
  • 사용자 이름이 변경이 되면 사용자에게 메일이 발송되며, 메일에 포함된 링크를 클릭한 후에 실제로 사용자 이름이 변경 됩니다.

데이터 공유 관리

  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 보안 관리 -> 공유 설정
프로필과 역할로 설정할 수 없는 데이터에 대한 권한 설정을 합니다.
  • 기본 공유 설정 : 조직 전체에 적용되는 기본 설정
비공개
  • 사용자가 생성한 데이터는 해당 데이터의 소유자에게만 권한을 부여 합니다.
공용 읽기 전용
  • 모든 사용자에게 읽기 권한을 부여 합니다.
공용 읽기/쓰기
  • 모든 사용자에게 읽기/쓰기 권한을 부여 합니다.
상위에 제어됨
  • 상위 개체에 적용한 권한과 동일한 권한을 부여 합니다.
  • 사례) 연락처의 경우 상위 개체는 거래처(계정) 입니다. 계정과 동일한 권한을 부여하고자 할 경우 사용 합니다.
전용
  • 데이터에 대한 소유자 변경을 할 수 있는 권한을 부여 합니다.
  • 공유 규칙 : 프로필, 역할, 기본 공유 설정을 벗어나는 예외적인 공유 설정
  • 레코드 소유자를 기반으로
  • 특정 공개 그룹, 역할, 역할 및 하위 역할이 소유한 데이터에 대한 권한을 다른 공개 그룹, 역할, 역할 및 하위 역할에게 부여 합니다.
  • 기준을 기반으로
  • 특정 조건에 해당하는 데이터에 대한 권한을 다른 공개 그룹, 역할, 역할 및 하위 역할에게 부여 합니다.
  • 개별 데이터에 대한 공유 설정
  • 각 데이터의 상세 화면에서 "공유" 버튼을 사용하여 다른 사용자, 공개 그룹, 역할, 역할 및 하위 역할에게 권한을 부여 합니다.

User Interface 설정

Salesforce에서 개체(Object)는 일종의 Database Table 처럼 데이터를 저장하는 저장소 입니다.

탭 및 레이블 이름 변경

  • 메뉴 : 설정 -> App 설정 -> 사용자 정의 -> 탭 이름 및 레이블 -> 탭 및 레이블 이름 변경

개체의 레이블 변경

  • 메뉴 : 설정 -> App 설정 -> 사용자 정의 -> [개체명] -> 필드
  • 메뉴 : 설정 -> App 설정 -> 만들기 -> 개체 -> [사용자 정의 개체명] : 사용자 정의 필드& 관계
  • 레이블을 변경하고자 하는 필드의 편집 화면에서 수정할 수 있습니다.

개체의 화면 변경

  • 상세/등록/수정 화면 변경
  • 메뉴 : 설정 -> App 설정 -> 사용자 정의 -> [개체명] -> 페이지 레이아웃
  • 메뉴 : 설정 -> App 설정 -> 만들기 -> 개체 -> [사용자 정의 개체명] : 페이지 레이아웃
  • 화면에 필드, 단추, 사용자 정의 링크, 관련 목록을 배치하고 설정을 할 수 있습니다.
  • 기타 화면 변경
  • 메뉴 : 설정 -> App 설정 -> 사용자 정의 -> [개체명] -> 검색 레이아웃
  • 메뉴 : 설정 -> App 설정 -> 만들기 -> 개체 -> [사용자 정의 개체명] : 검색 레이아웃
검색 결과
  • 검색 결과 화면 구성
검색 대화 상자
  • 검색 대화 상자 화면 구성
전화 검색 대화 상자
  • 전화 검색 대화 상자 화면 구성
  • 탭 화면 구성
  • 보기(View)의 경우 해당 View에서 편집 링크를 선택하여 화면을 구성 합니다.
목록 보기
  • 목록 보기 화면 구성
검색 필터 필드
  • 검색 결과 화면에서 보여줄 검색 필터 필드를 관리 합니다.

보기(View) 관리

  • 보기(View)는 각 개체의 탭에서 제공하는 일종의 검색 조건이 포함된 보기 화면 입니다.
1단계. 보기 이름 입력
  • 보기 이름 : 화면에 표시되는 보기 이름
  • 고유 이름 보기 : 고유한 이름을 영문으로 설정
2단계. 필터 기준 지정
  • 모든 ~ : 모든 데이터 조회
  • 내 ~ : 자신이 소유한 데이터 조회
  • 대기열 : 선택한 대기열의 데이터 조회
  • 추가 필드로 필터링
  • 데이터에 대한 필터링 조건을 추가, Default는 AND 조건임
  • "필터 논리 추가..." 링크를 선택하며 OR 조건도 추가할 수 있음
3단계. 표시할 필드 선택
  • 화면에 표시될 필드와 표시 순서 설정
4단계. 가시성 제한
  • 나만 볼 수 있음 : 개인적으로 사용하는 View의 경우 선택 하세요.
  • 모든 사용자가 볼 수 있음

개체의 선택 목록 등 변경

  • 메뉴 : 설정 -> App 설정 -> 사용자 정의 -> [개체명] -> 필드
  • 메뉴 : 설정 -> App 설정 -> 만들기 -> 개체 -> [사용자 정의 개체명] : 사용자 정의 필드& 관계
  • 데이터 유형이 "선택 목록"인 필드의 상세 화면에서 선택 목록 값을 변경할 수 있습니다.
  • 기타 개체별 역할 등 설정
계정
  • 파트너 역할
  • 연락처 역할
기회
  • 연락처 역할
  • 경쟁사
사례
  • 연락처 역할
계약
  • 연락처 역할

Excel Connector 사용법

Excel Connector는 Excel에서 Salesforce의 개체에 저장된 값을 등록/조회/수정/삭제할 수 있는 도구 입니다.
Excel Connector는 Salesforce의 사용자 커뮤니티에서 작성한 것이므로 Salesforce로부터 지원을 받을 수 없습니다.
Salesforce는 공식적으로 Data Loader를 제공하고 있습니다.

  • Excel Connector 설치
  • 다운로드 사이트에서 원하는 버전의 Excel Connector 파일을 다운로드 합니다.
  • 다운로드한 zip 파일의 압축을 풀면 ~.xla 파일이 Excel Connector 파일 입니다.
  • ~.xla 파일은 Excel이 실행될 때 매번 호출되므로 c:/windows/ 와 같은 폴더에 옮겨 둡니다.
  • ~.xla 파일은 더블 클릭하면 실행이 되면서 Excel Connector가 설치가 됩니다.
  • 설치가 완료되면 MS Office 2007에서는 "추가기능 -> sforce Connector" 메뉴가 Excel에 추가 됩니다.
ExcelConnector.png
로그인/로그아웃
  • 로그인
  • 로그인이 되어 있지 않은 상태에서 각 메뉴를 실행하면 자동으로 로그인을 하는 화면이 표시 됩니다.
  • Username : 자신의 이메일 암호
  • Password : 자신의 암호 [+ 자신의 보안 토큰]
  • 보안 토큰은 사내가 아닌 외부(신뢰할 수 없는 IP에서 접근시)에서만 등록 합니다.
  • 보안 토큰은 salesforce의 "설정 -> 개인 설정 -> 내 개인 정보 -> 내 보안 토큰 재설정" 메뉴에서 발급할 수 있습니다.
  • 로그아웃
  • 메뉴 : Logout Session
조회
  • 메뉴 : Sforce Table Query Wizard
  • 조회를 원하는 개체와 필드를 선택하고 검색 조건을 입력하여 데이터를 검색하여 Excel로 가져 옵니다.
  • 메뉴 : Describe Sforce Object
  • 조회와 동일하게 동작을 하나 데이터는 가져오지 않고 개체와 필드의 정보만 Excel로 가져 옵니다.
  • Query Table Data
  • "Sforce Table Query Wizard" 또는 "Describe Sforce Object" 메뉴를 통해서 가져온 개체와 필드 정보를 가지고 데이터를 검색하여 Excel로 가져 옵니다.
  • 메뉴 : Query Selected Rows
  • 선택한 행의 데이터만 다시 Excel로 가져 옵니다.
  • 메뉴 : Multiple Queries -> Run Each Query on Current Sheet
  • 현재의 Excel Sheet에 있는 검색 개체와 필드 정보로 데이터를 Excel로 가져 옵니다.
  • 메뉴 : Multiple Queries -> Run Each Query on All Sheets
  • 모든의 Excel Sheet에 있는 검색 개체와 필드 정보로 데이터를 Excel로 가져 옵니다.
  • 개체에서 필드 정보를 가져오지 못 할 경우의 조치 방안
  • 해당 필드를 화면에 표시 합니다.
  • 해당 필드에 값이 있는 레코드를 생성 합니다.
등록
  • 메뉴 : Insert Selected Rows
  • 조회한 데이터에서 ID 필드에 "New"라는 예약어를 입력합니다.
  • New 예약어가 있는 행을 선택한 후 위 메뉴를 실행하여 해당 행에 있는 데이터가 salesforce에 등록이 됩니다.
수정
  • 메뉴 : Update Selected Cells
  • 조회한 데이터에서 수정할 영역(필드)을 선택한 후 해당 데이터만 수정을 합니다.
삭제
  • 메뉴 : Delete Objects
  • 조회한 데이터에서 삭제를 원하는 영역(행)을 선택한 후 삭제 합니다.
  • 유용한 Excel 함수
  • VLOOKUP(Field, Area, n, false) : Area의 첫번째 필드의 값이 Field의 값과 일치하는 Area의 n번째 필드 반환
  • TRIM(~) : 시작과 끝의 공백 제거
  • CONCATNATE(~, ~, ~) : 인수로 전달된 문자열을 결합한 문자열을 반환

Salesforce Mobile

  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 모바일 관리 -> Salesforce Mobile
  • 사용자/프로필별로 사용할 수 있는 데이터 집합, 속성(권한, 필드), 탭, 보기를 설정 합니다.
  • Salesforce Mobile 앱 설치
  • iPhone 앱스토어 또는 Android 마켓에서 salesforce로 검색하여 설치
  • Android 버전은 현재 Beta 버전임
  • 참고 문헌

Chatter

  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 사용자 관리 -> 사용자
  • 사용자 라이선스 : Chatter Free, 5000 사용자
  • 프로필 : Chatter Free User, Chatter Moderator User
  • 사용자 라이선스 : Chatter External
  • 프로필 : Chattter External User, 500 사용자
  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 모바일 관리 -> Chatter 모바일
  • 메뉴 : 설정 -> 개인 설정 -> 데스크톱 통합 -> Chatter 데스크톱
  • Windows 환경에서 동작하는 Chatter 설치 프로그램(Adobe AIR로 작성)을 다운로드 할 수 있습니다.
  • Chatter 앱 설치
  • iPhone 앱스토어 또는 Android 마켓에서 salesforce로 검색하여 설치
  • 참고 문헌

Outlook 연동

  • 주의 사항
  • Windows의 bits수 또는 Outlook의 버전에 따라 지원되지 않는 outlook이 있을 수 있습니다. 매뉴얼에서 확인 하세요.
  • Outlook 연동시 개인이 관리하는 정보와 회사가 관리하는 정보가 같이 섞일 수 있습니다.
  • 처음 연동시 개인이 보유하고 있는 정보가 salesforce에 자동으로 등록되어 데이터의 중복이 발생할 수 있습니다.

Salesforce for outlook

  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 데스크탑 관리 -> Outlook 구성
  • 사용자/프로필별로 연락처, 행사, 작업의 동기화할 데이터와 동기화 조건을 설정 합니다.
  • 메뉴 : 설정 -> 개인 설정 -> 데스크톱 통합 -> Salesforce for Outlook의 "Salesforce for Outlook" 탭
  • Salesforce for Outlook 설치 파일을 다운로드 합니다.

Connect for Microsoft Outlook

  • 메뉴 : 설정 -> 개인 설정 -> 데스크톱 통합 -> Salesforce for Outlook의 "Connect for Microsoft Outlook" 탭
  • Connect for Microsoft Outlook 설치 파일을 다운로드 합니다.
  • "동기화 프로필"을 설정 합니다.

Mail Merge 사용법

Mail Merge는 개체의 레코드 정보를 사용하여 Word 문서를 만들고 이를 메일로 첨부하여 보낼 수 있는 기능 입니다. Mail Merge를 사용하기 위해서는 관리자가 Mail Merge Template 파일을 만들어 등록을 해 두어야 하며, 사용자를 이를 선택하여 사용할 수 있습니다.

  • 사례(Case)를 생성하여 Salesforce.com에 "확장된 메일 병합" 기능을 활성화하면 Word로 생성이 되지 않고 Salesforce에서 Word를 만들어 메일에 첨부하여 발송합니다.
  • 지원 플랫폼
  • Windows® Internet Explorer 6, 7, 8 및 9
  • Microsoft Word 2003 또는 2007
  • Microsoft Windows XP 및 Vista (32비트에만해당, 64비트는지원되지않음)

Mail Merge Template 작성

  • Connect for Office 설치 for 관리자
  • Mail Merge Template를 작성하는 사람은 Connect for Office를 설치 하여야 합니다.
  • 메뉴 : 설정 -> 개인 설정 -> 데스크톱 통합 -> Connect for Office
  • 설치 프로그램을 다운로드하여 설치를 합니다.
  • MS Word 프로그램을 실행할 때
  • "보안 경고"가 표시될 경우, 매크로에서 "이 콘텐츠 사용"를 위와 아래에서 두번 체크 하세요.
  • 설치가 완료되면 "salesforce.com"이라는 메뉴가 추가 됩니다.
  • Mail Merge Template 작성
  • MS Word에서 병합 필드 삽입
  • salesforce.com -> 병합 필드 -> 로그인
  • salesforce.com -> 병합 필드 -> 병합 필드 삽입
  • 원하는 필드를 선택하여 MS Word에 추가 합니다.
  • 영업기회(기회)의 Mail Merge Template에서 사용할 수 있는 개체
  • 거래처 필드 : 연락처를 선택하지 않았을 경우
  • 거래처 필드, 연락처 필드 : 연락처를 선택 하였을 경우 (거래처는 연락처가 속한 거래처가 표시 됩니다.)
  • 영업기회 필드
  • 영업기회 줄 항목 필드
  • 반복을 하며 필드가 표시됩니다.
  • 두번을 사용하면 첫번째 사용에서만 데이터가 정상적으로 표시되고 두번째부터는 데이터가 표시되지 않습니다.
  • 제품 필드 : 영업기회 줄 항목에 포함된 제품 정보를 표시 합니다.
  • Mail Merge Template 작성시 주의 사항
  • 이미지의 경우 직접 추가하면 Mail Merge 실행시 오류가 발생할 수 있습니다. 이럴 경우 텍스트 영역을 먼저 추가하고 이 텍스트 영역에 이미지를 추가하여 화면에 배치하면 됩니다.
  • Mail Merge Template를 Salesforce에 등록
  • 관리자로 salesforce에 로그인 합니다.
  • 메뉴 : 설정 -> 관리 설정 -> 통신 템플릿 -> 편지 병합 템플릿

Mail Merge 실행

  • Salesforce에 사용자로 로그인하여 영업기회(기회)의 상세 화면을 표시 합니다.
  • "활동 내역" 관련 목록에서 "메일 병합" 버튼을 선택 합니다.
  • 관련 항목을 설정하고 "생성" 버튼을 눌러 MS Word 파일을 생성 합니다.
  • 병합할 레코드의 선택 : 영업기회(기회)를 선택 합니다.
  • Word 문서와 병합할 연락처 지정
  • 지정하지 않을 경우, 거래처 정보는 영업기회의 것이 표시되고 연락처 정보는 표시되지 않습니다.
  • 지정할 경우, 선택한 연락처 정보가 표시되고 거래처는 선택한 연락처의 거래처 정보가 표시 됩니다.
단, 영업기회 줄 항목내에서는 영업기회의 거래처 정보가 표시 됩니다.
  • 메일 병합 템플릿 선택 : 등록한 템플릿 중 원하는 Mail Merge Template를 선택 합니다.
  • "로그 활동"을 선택하지 않습니다.

MailMerge001.png

참고 문헌

  • Salesforce로 로그인한 후에 상단의 "도움말 및 교육" 링크를 클릭
  • 홈 탭 : 검색을 통하여 도움말을 확인
  • 도움말 탭 : Salesforce 사용자 매뉴얼, PDF로 다운로드도 가능 합니다.
  • 교육 탭 : 유료/무료 교육 신청, 동영상 교육도 다수 제공 합니다.
  • 내 사례 탭 : Salesforce에 서비스 요청 또는 기능 활성화 요청

지원 업체

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